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newsletter formativa
EdeiaMed – Ficha Única |
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| Com a implementação do novo software do EdeiaMed é preciso ter especial atenção no preenchimento dos vários campos da ficha de um cliente.
Esta newsletter formativa surge de forma a colmatar a necessidade que existe de alguns esclarecimentos ou de aprendizagem de novas formas de realizar um processo que já se tornou rotineiro.
As informações apresentadas abaixo estão relacionados com as Fichas Únicas de cliente. São parte fundamental para estruturar todo o processo de um cliente no grupo Cintramédica.
Com a introdução do novo portal de cliente, que está para breve, é essencial que as Fichas Únicas estejam bem preenchidas, sem duplicações ou falhas de informação. Apenas assim será possível implementar com sucesso o portal de cliente. |
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| Fichas de Cliente:
O que é preciso saber |
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| 1. A pesquisa de uma ficha de cliente deve sempre ser feita através do botão “Identificação Única”, com recurso ao NIF do cliente. Caso não encontrem através desse dado devem procurar pelo nome completo do cliente.
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| 2. Só se não encontrarem qualquer ficha, na “Identificação Única” é que deve então ser utilizado o campo de pesquisa “Utente a procurar…”. Este método de pesquisa deve sempre ser utilizado em último recurso. Para além da pesquisa através dos dados anteriormente mencionados também pode ser utilizado o contacto telefónico.
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O cliente tem ficha, mas…
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| 3. O cliente tem ficha, MAS podem acontecer várias destas situações: |
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| a) O cliente apenas tem uma ficha com ícone azul (laboratório – Edeialab)
Neste caso, em que o cliente tem apenas identificação no laboratório, deve ser selecionada esta ficha. Ao abrir, é necessário verificar a informação do cliente e confirmá-la. Ao gravar, fica criada automaticamente uma ficha de EdeiaMed, com o ícone vermelho, tal como se pode ver na imagem mais abaixo.
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| b) O cliente apenas tem ficha com ícone vermelho
Sempre que o cliente tem uma ficha com ícone vermelho significa que já é uma ficha única. Deve abrir-se e confirmar os dados normalmente e avançar com o agendamento pretendido.
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| c) O cliente tem uma ficha correta e outra(s) separada(s)
Deve ser selecionada a ficha indicada na imagem, ou seja, com os dois ícones (azul e vermelho). Após o término do atendimento ao cliente, em Balcão ou no Contact Center, deve ser enviado de imediato ao departamento de informática um dos números de fichas que aparecem associadas ao cliente para transmitir a informação da existência de duplicação de fichas.
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| d) Duas fichas separadas: uma com ícone azul e outra com ícone vermelho
Sempre que existam duas fichas para um cliente, em que uma apenas tem o icon vermelho e a outra tem apenas o ícone azul, a ficha escolhida deve ser a que contém o ícone azul e proceder aos passos indicados no caso a). Desta forma, ao gravar, a ficha que tinha apenas o ícone azul passa a ter dois ícones, um azul e um vermelho. No final, enviar ao departamento de Informática a informação da existência de duplicação de fichas, referindo o número de uma das fichas para que possa ser identificado o cliente.
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| e) O cliente não tem ficha única e aparecem dois (ou mais) resultados de fichas na pesquisa de “Utente a Procurar”
O cliente não tem uma Ficha Única e na pesquisa no campo de “Utente a procurar” surgem duas fichas. Devem selecionar uma delas, confirmar toda a informação e realizar a criação de um ficha única. Posteriormente enviam ao departamento de Informática a informação da existência de duplicação de fichas, com os números correspondentes.
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4. Não encontrei a ficha do cliente na “Identificação Única”, pesquisei através de “Utente a procurar…” e encontrei a ficha. O que faço agora?
- Quando abrir a ficha é fundamental que confirme todos os dados do cliente, posteriormente clica para guardar a ficha. Aparece a indicação de que será criada uma nova ficha, clica em SIM e o cliente está agora inserido na “Identificação Única”. À semelhança do que ocorre no ponto e).
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5. O cliente não tem mesmo ficha. Como proceder?
- No quadro da Identificação Única deve clicar no símbolo + e criar uma ficha de raiz com toda a informação necessária.
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MUITO IMPORTANTE!
Sempre que encontrem fichas duplicadas ou repetidas, fichas separadas (uma de lab e outra clínica), devem enviar um dos ID’s do cliente para o e-mail da Informática (informatica@cintramedica.pt).
Desta forma é possível juntar todas as fichas num só ID e as informações clínicas do cliente ficam todas reunidas numa só ficha.
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DICA
- Será mais fácil recordarem-se que têm que fazer a pesquisa através da “Identificação Única” se mantiverem essa janela sempre aberta no programa.
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